Dış kaynak kullanımının, uzun dönemli stratejik bir bakış açısıyla alınması gereken hayati bir karar olduğunu vurgulayan Yrd. Doç. Dr. Ayça Gümüşay Çapın, “Firmalar herhangi bir lojistik faaliyeti dış kaynak kullanarak/kullanmayarak gerçekleştirme kararı verirken, yaklaşık %90’ı zamanında teslimat, envanter doğruluğu, taşıma hataları ve müşteri şikayetlerini performans ölçüsü olarak kullanırlar. Bu dört performans ölçüsü, yürütülen lojistik faaliyetin yeterli düzeyde etkin yürütülüp yürütülmediğini belirlemede firmalar için hayati önem taşıyor. Sözü edilen faaliyetlerden herhangi birinde veya hepsinde aksaklıklar yaşanıyor olabilir. Bu durumda firmalar, aksaklık yaşanan faaliyet veya faaliyetleri 3PL firmaya devretme kararı veriyor” diyor. 

 

1-) Outsourcing nedir? Outsourcing bir çeşit hizmet satın alma olarak adlandırılabilir mi? 

Literatüre 1982 yılında dahil olan outsourcing (dış kaynak kullanımı) kavram basitçe; “spesifik bir işletme fonksiyonunun firma içi çalışan grubundan firma dışı çalışan grubuna devredilmesidir” diyebiliriz. Outsourcing;  fonksiyon ya da hizmeti satın alan firma ile tedarikçisi arasında iş ortaklığı denilebilecek stratejik bir ilişkiyi ifade eder. Bu ilişkide daha yüksek performans veya düşük maliyet hedefine yönelik olarak bağımsız iki firmanın ortak çabası söz konusudur. Riskin paylaşılıyor olması, bu ilişkiyi geleneksel müşteri tedarikçi ilişkisinden, sıradan bir hizmet satın almadan ayırır. Bu nedenle taşeronluk sözleşmesi/alt sözleşme dediğimiz ilişki ile outsourcing kavramını kesin bir çizgiyle ayırmamız gerekiyor. 

 

2-) Lojistik outsourcing denildiğinde ne anlamalıyız?

 

Günümüzde dış kaynaklara devredilen firma faaliyetlerinin gözle görülür biçimde büyük bir oranını “lojistik faaliyetler” oluşturuyor. Söz konusu lojistik faaliyetleri etkili ve verimli bir biçimde yapmaya karar veren bir işletmenin önünde üç seçenek var. Lojistik faaliyetleri; 

• Firma içerisinde yine firma tarafından (in-house), 

• Bir lojistik hizmet sağlayıcı firmayı satın alarak veya bünyesinde bir lojistik firma kurarak, 

• Dış kaynak hizmet sağlayıcıdan, yani alanında uzman lojistik hizmet üreten bir firmadan satın alarak gerçekleştirebilir. 

 

İşte bu seçeneğe “Lojistik Outsourcing” veya 3PL (Üçüncü Parti Lojistik) diyoruz. Uzman lojistik firmaya da 3PL firma adını veriyoruz. Yani 3PL, daha önce firma tarafından gerçekleştirilen lojistik fonksiyonların bir dış firma tarafından gerçekleştirilmesidir. 3PL firması ise, birinci ve ikinci parti firma arasında (tedarikçi ve hizmeti satın alan ikinci firma) aracılık yapan firmadır. Lojistik faaliyeti üstlenen 3PL firma ile müşterisi arasında (ikinci parti lojistik firma) performans kalitesini garanti eden bir anlaşma, sürecin olmazsa olmazıdır. Günümüzde işletmelerin tecrübeleri ve akademik çevrelerin lojistik faaliyetlerle ilgili olarak yaptığı araştırmalar, üçüncü seçeneği yani lojistik outsourcing’i işaret ediyor. Kısacası kendi işine, öz yetkinliğine odaklanmak isteyen firmalar, tedarik zinciri içerisindeki lojistik faaliyetlerden biri ya da birkaçını alanında uzman üçüncü bir firmaya devrediyor.

 

3-) Firmaların lojistik outsourcing’i seçme nedenleri yalnızca öz yetkinliklerine odaklanmak mıdır? 

 

Kesinlikle hayır. Lojistik faaliyetlerde outsourcing, uygulanmaya başlandığı ilk yıllara göre oldukça gelişti ve işletmelerin konuya bakış açısı genişledi. Daha önce sadece nakliye ve depolama faaliyetleri için ve genellikle işletmelerin fiziksel performansını geliştirmeye odaklı yürütülen lojistik outsourcing, günümüzde bütünleşik lojistik süreçlerinin kontrolünü de içeren orta veya uzun vadeli planlamayı kapsayan stratejik bir süreç halini aldı. Elbette sıklıkla dile getirdiğimiz gibi firmalar öz yetkinlikleri dışında kalan faaliyetleri alanında uzman firmalara devrederken asıl işlerine odaklanma gayeleri ilk sıralarda geliyor. Ancak yegane neden bu değil. Hatta çok daha kritik, uzun dönemde çok daha stratejik nedenler var. Bunlara aşağıda yer alan örnekleri verebiliriz: 

 

• Daha kapsamlı ve iyi taşıma çözümleri (yük konsolidasyonu vb.),  

• Maliyetleri düşürme ve hizmet kalitesini artırma isteği, 

• Teknoloji ve bilgisayar sistemleri konusunda uzmanlık ihtiyacı, 

• Lojistik faaliyetlerin daha profesyonel ekipmanlarla yürütülmesi ihtiyacı, 

• Sermaye yatırımlarını azaltmak (depo, ekipman vb.), 

• Lojistik faaliyetler konusunda 3PL firmanın uzmanlığından faydalanmak, 

• Firmaya özel hizmetlerden faydalanmak, 

• Potansiyel pazarlara ulaşmak,  

• Uluslararası piyasalara/piyasalardan yapılacak nakliyatlarda daha aktif hale gelebilmek, 

• Lojistik aktiviteleri daha etkili ve verimli gerçekleştirerek rekabetçi avantaj elde etmek, 

• Esneklik ve üretkenliği artırmak,  

• Müşteri memnuniyetini/tatminini artırmak.

 

Ancak bunlarla sınırlandırmak da tam olarak mümkün değil. Her firmanın stratejik hedefi farklıdır. 3PL firması ve müşterileri arasındaki anlaşmalar zaman içerisinde sadece bir ortaklık ve mutabakat sözleşmesinden, taraflara karşılıklı yarar sağlayan ve sürekliliği olan bir stratejik ortaklık olarak benimsenmesi yönünde evrimleşmiştir diyebiliriz.

 

4-) Firmalar hangi faaliyetleri 3PL firmaya devredeceklerine nasıl karar veriyor? Bu karar için gerekli adımlar nelerdir? 

Dış kaynak kullanımı kararı, uzun dönemli stratejik bir bakış açısıyla alınması gereken hayati bir karardır. Firmalar herhangi bir lojistik faaliyeti dış kaynak kullanarak/kullanmayarak gerçekleştirme kararı verirken, yaklaşık %90’ı “zamanında teslimat”, “envanter doğruluğu”, “taşıma hataları” ve “müşteri şikayetleri”ni performans ölçüsü olarak kullanırlar. Bu dört performans ölçüsü, yürütülen lojistik faaliyetin yeterli düzeyde etkin yürütülüp yürütülmediğini belirlemede firmalar için hayati önem taşıyor. Sözü edilen faaliyetlerden herhangi birinde veya hepsinde aksaklıklar yaşanıyor olabilir. Bu durumda firmalar, aksaklık yaşanan faaliyet veya faaliyetleri 3PL firmaya devretme kararı veriyor. Dış kaynak kullanım kararı verilirken dikkat edilmesi gereken önemli basamaklar mevcut. 

• Her şeyden önce firma; dış kaynak kullanımına gitmeden önce, hedeflerinin neler olduğunu net olarak belirlemelidir. 

• Kısa ve uzun dönemde dış kaynak kullanımının firma için ne ifade edeceği dikkatle gözden geçirilmelidir.

• Dış kaynak kullanımı kararını “kimin” ve “nasıl” vereceği kararlaştırılmalıdır.

• Örgüt kültürünün dış kaynak kullanımını destekleyip desteklemediği dikkate alınmalıdır. 

• Dış kaynak kullanımına konu olması düşünülen faaliyetin tek bir merkezden yönetilip yönetilmeyeceğine karar verilmelidir.

 

5-) Peki firmalar tüm lojistik faaliyetlerini tek bir 3PL firmaya mı devrediyorlar? 

Elbette bu pek de mümkün değil. Mümkün olsa bile, firmalar lojistik operasyonlarını dış kaynağa devrederken 3PL firmaların uzmanlık düzeylerini ciddiyetle irdeliyor. Diğer firmalardan referans alıyor, eğitimlere konferanslara katılıyor, konu hakkında ayrıntılı bilgi sahibi oluyor. Sektörde faaliyet gösteren firmalar, farklı lojistik aktiviteler konusunda (ulusal ve/veya uluslararası dağıtım, depolama vb.)  uzmanlaşmış firmalar. Hatta son yıllarda birçok büyük lojistik firma, birden fazla lojistik faaliyet ile ilgili olarak müşterilerine hizmet sunabiliyor. Dolayısıyla lojistik faaliyetlerini dış kaynağa devretmek isteyen firmalar, farklı lojistik operasyonlar için birden fazla firmayla masaya oturuyor ve farklı 3PL firmalara farklı operasyonları devrediyor. 

 

6-) Dünyada en fazla dış kaynağa devredilen faaliyetler nelerdir? 

Hangi lojistik faaliyetlerin 3PL firmasına devredildiği ile ilgili yapılan çalışmalar, taşıma, depolama, envanter yönetimi, katma değer yaratan hizmetler, bilgi servisleri ve bu servislerin dizaynının dış kaynağa devredilen lojistik faaliyetler olduğunu ortaya koymuştur. Ancak bu faaliyetlerden ilk üçü, yani taşıma, depolama ve envanter yönetimi 3PL firmaları tarafından çoğunlukla sunulan hizmetlerdir. Dolayısıyla hizmeti satın alan firmalar tarafından en fazla outsource edilen faaliyetler de yine bunlardır. 

 

7-) Türkiye’de firmalar en fazla hangi lojistik faaliyetleri dış kaynağa devretmeyi tercih ediyor? 

Türkiye’nin en büyük sanayi kuruluşları, yurtiçi ve yurtdışı inbound lojistik süreçlerinde özellikle tedarikçilerinden malzeme taşınması konusunda dış kaynak kullanımına başvuruyor. Yine mamul ürünlerin dağıtım kanallarına taşınması, uluslararası taşımalar için gümrükleme ve antrepo hizmetleri, freight forwarding, geri dönüş lojistiği (ürün iade tamir ve geri dönüşüm lojistiği) sıklıkla 3PL firmaya devredilen lojistik faaliyetlerden. Elbette sınırlandırmak veya sadece bu faaliyetler etrafında değerlendirmek doğru olmayacaktır. Ancak yapılan araştırma sonuçları ülkemizdeki büyük sanayi kuruluşlarının 3PL eğilimleri konusunda adı geçen faaliyetleri işaret ediyor. 

 

8-) Lojistik faaliyetlerini 3PL firmaya devreden tüm firmalar, bekledikleri faydaları sağlayabiliyorlar mı? Başarısızlık yaşayan firmalar da var mı?

Firmalar, yarattığı maliyet avantajı ve kaynaklara yönelebilme fırsatından ötürü dış kaynak kullanımına gitmeye karar verdiklerinde, bir takım yanlış uygulamalardan ötürü süreçte başarısız olabiliyorlar. Ancak bu durum, firmaların dış kaynak kullanımının stratejik doğasını tam anlamıyla idrak etmeden, sürece kısa dönemli maliyet avantajı beklentisi ile yaklaşmalarından kaynaklanıyor. Oysa ki dış kaynak kullanımı süreci, firmanın uzun dönemli rekabetçi avantajı üzerine kurulu çok daha kompleks bir süreç. 

Lojistik faaliyetlerini 3PL firma kullanarak gerçekleştirmeye karar veren bir firma için, fonksiyonun devredileceği firmanın seçim aşaması kritik faktörlerden biridir. Dış kaynak kullanımı süreci, hizmeti satın alan ve sunan firma arasında yakın ilişkileri gerektiren uzun dönemli stratejik bir süreç olduğundan, doğru tedarikçiyi seçmek firma için zamandan ve maliyetten tasarruf sağlayacaktır. 

 

9-) 3PL firma seçiminde dikkate alması gereken anahtar kriterler nelerdir? 

Bir firma, olası 3PL firmalar arasından seçim yaparken, firmanın diğer departmanları da karar sürecine ister istemez dahil olurlar. Lojistik yöneticisi, üst yönetime lojistik fonksiyonun devredileceği firma seçimini nasıl yaptığını, seçenekler arasından yaptığı elemeyi hangi kriterlere dayandırdığını ve nihai kararın neden en iyi seçim olduğunu açıklamak zorunda kalacaktır. Diğer departmanlar, hizmet sağlayacak firmanın itibarı, finansal gücü gibi konularda endişelerini dile getireceklerdir. Örneğin pazarlama departmanı, müşteri hizmetleri düzeyinin sekteye uğramayacağı konusunda güven duymak isteyecek, bilişim departmanı hizmet sağlayıcı firmanın özellikle teknolojik kapasitesi, iletişim ve bilgisayar sistemlerinin yeterliliği konusunda endişe duyacaktır. Bu nedenledir ki, karar sürecinde “ihtiyat” anahtar sözcüktür. Hangi firmayla çalışıldığının, söz konusu firmanın uzmanlık derecesine bağlı olarak tüm çalışanları ve müşterileri zincirleme etkileyeceğini unutmamak gerekir. Bir lojistik fonksiyon, 3PL firmaya devredilmeden önce, hizmet sunacak olan firma ile ilgili göz önünde bulundurulan seçim kriterlerini şöyle özetleyebiliriz: 

• Performans ve lojistik ekipman,

• İş geliştirme, kar zarar durumu,

• Lojistik sektöründeki tecrübe, kalifiye işgücü, 

• İhtiyaçlara cevap verebilme kabiliyeti, hizmet çeşitliliği,

• Coğrafi kapasite ve özellikli teçhizat,

• Kullanılan teknolojinin firma ihtiyaçlarını karşılayabilirliği, 

• Finansal güç,

• Yüksek ve gelişen standartlar, 

• Yerleşim (tesise yakınlık vb.),

• Yönetim yapısı,

• Uzun dönemli işbirliklerine elverişlilik,

• Fiyat,

• Güvenilirlik,

• İtibar,

• Hizmet kalitesi,

• Hız,

• Sertifika,

• Varlık ve insan kaynakları, bilgi ve iletişim teknolojileri, 

• Sistem esnekliği ve kapasitesi.

 

10-) 3PL firma seçimi yapıldıktan sonra firmalar bu süreçte nelere dikkat etmelidir? Bu stratejik işbirliğini sağlam temellere oturtabilmek için bir yol haritası mevcut mudur? 

Başarılı bir dış kaynak kullanımı, devredilecek olan faaliyetin doğru tanımlanmasıyla başlayan, iki tarafın da rollerinin ve sorumluluklarının net bir biçimde ortaya konulduğu, yüksek kalitede bir tedarikçi ile iyi ilişkileri ve etkili performans gözlemlemeyi gerektiren bir süreçtir. Bu sürecin stratejik bir süreç olduğu unutulmamalı ve karar mutlaka üst yönetim seviyesinde verilmelidir. Eğer dış kaynak kullanım kararı verilmişse, düzenli biçimde 3PL firmanın performansı gözlemlenmelidir. Firma dış kaynak kulanım süreci başladıktan sonra da bu süreç ile ilgili gelişimlere açık ve esnek olmalı, dış kaynak kullanımının, devredilen fonksiyonun unutulacağı ya da fonksiyonu geliştirmekle ilgili yeni yollar aranmayacağı anlamına gelmediği unutulmamalıdır.