Dünyada ticareti yapılan ürünlerin maliyetlerinin önemli bir kısmını kâğıt işinden kaynaklanan maliyetlerin oluşturduğunu vurgulayan İstanbul Ticaret Üniversitesi Havacılıkta Yer Hizmetleri Yönetimi Program Başkanı Uzm. Öğr. Gör. Mustafa Emre Civelek, “Bu maliyetler sadece tekrarlanan veri girişleri, posta ve kurye masrafları, belgelerdeki hatalar ve belgelerin yolda kaybolmasından kaynaklanan maliyetlerdir. Kâğıt belgelerin elektronik eşdeğerlerinin kullanılması ilk aşamada kâğıt işinden kaynaklanan bu maliyetlerin sıfırlanması anlamına gelmektedir. Bundan sonra şirketlerin verimliliğinin artması, çeşitli iş süreçlerinin tamamen ortadan kalkması gibi etkiler meydana gelecektir” diyor. 

 

1- e-Belge nedir?

Elektronik belge bir onay otoritesi tarafından taşıdığı imzanın doğruluğu ve içeriğinin orijinal olduğu teyit edilmiş olan, herhangi bir bilgisayar programı vasıtasıyla oluşturulmuş bir dosya olarak tanımlanabilir. Elektronik araçlar vasıtasıyla oluşturulan, iletilen, saklanan, kişi veya kurumların belli bir konudaki beyanını içeren veya bir olguya tanıklık eden verileri içeren, yazı resim gibi nesnelerin bir araya gelmiş bir bütünü olarak da tarif edilebilir. Word, pdf, html, xml vs. gibi farklı formatta oluşturulmuş dosyalar olabilir. Fakat kişi veya kurumları bağlayıcı nitelik kazanması için kendisini gönderen kişi tarafından elektronik ortamda imzalanması gerekmektedir. Islak imza bir kimsenin, bir yazının altına bu yazıda yazılan onayladığını belirtmek için her zaman aynı biçimde yazdığı ad veya işarettir. Elektronik imza ise elektronik ortamda gönderilen bir belgeye eklenen ve göndericisinin kimliğini ve yetkisini belirten dijital koda verilen isimdir. Islak imzaya benzer olarak kişinin belgede yazılanları onayladığını belirtir.

 

2- e-Belgelerin dayandığı hukuksal temeller nelerdir? 

Elektronik belgelerin hukuksal anlamda belge olarak nitelenebilmesi için taşıdıkları imzaları ve belge bütünlüğünü teyit eden onay otoritelerine (CA- Certificate Authority) gereksinim vardır. e-Belgelerin hukuksal geçerliliği taşıdıkları elektronik imzaya dayanmaktadır. Elektronik imzanın hukuksal geçerliliği de ülkeler bazında elektronik imza kanunlarına dayanmaktadır. Fakat uluslararası platformda ülkelerin birbirlerinin elektronik imza yasalarını tanımalarında problemler yaşanmaktadır. Elektronik belgelerin hukuksal geçerliliğinin tüm dünyada uluslararası platformda tanınması ve elektronik belgeler konusunda özel yasaların oluşturulması zaman içerisinde gerçekleştirilecektir. Bu tür özel yasaların olmaması, günümüzde elektronik belgelerin hiç bir hukuksal temele dayanmadığı anlamına gelmemektedir. Mevcut ticari belgeler için kullanılan uluslararası yasalar ve teamüller, elektronik belgeler konusunda yaşanacak anlaşmazlıkların çözümünde hukuksal kaynak teşkil etmektedir.

 

Henüz uluslararası taşıma kuralları ve ulusal dış ticaret mevzuatları tam anlamıyla elektronik belgeleri tanımamaktadır. Bu sorun hukukun geriden gelme prensibinden dolayı zaman içerisinde aşılacaktır. Mevcut hukuksal altyapı uluslararası ticarette elektronik belgelerin kullanılmasına engel teşkil etmemektedir. Sadece bazı hukuksal boşluklar mevcuttur ve bu boşluklarda zaman içerisinde doldurulacaktır. Günümüzde elektronik taşıma belgelerinin hukuksal geçerliliği taraflar arasında yapılan ikili veya çok taraflı anlaşmalara dayandırılmaktadır.

 

2- e-Belgelerin taşıması gerekli olan özellikler nelerdir?

Öncelikle elektronik belgeler web ortamında kullanılan ve farklı web tarayıcıları vasıtasıyla görüntülenebilen formatlara sahip olmalıdır. Elektronik belgelerin taşıması gereken bir diğer özellik güvenliktir. Kopyalanamaz ve üzerinde tahrifat yapılamaz bir yapıya sahip olmalıdırlar. Dijital olarak imzalanmak suretiyle gerçekliği ve bütünlüğü garanti altına alınmış olmalıdır. Tüm iş sistemleri ile entegre olabilmelidir. Tüm ofis uygulamalarını ve geçerli belge türlerini desteklemelidir. Farklı formatlara kolayca dönüştürülebilir olmalıdır. Üzerinde gerçekleşen tüm işlemleri denetlenebilecek şekilde kayıt altına alabilmelidir. Hukuksal geçerliliği olmalı, elektronik imzanın geçerli olmadığı ülkelerde, kullanıcılar özel sözleşmelerle hukuksal olarak bağlanmalıdır. Uluslararası standartlara göre hazırlanmış olmalı, şekil şartları uluslararası standartların dışında olmamalıdır. Eş zamanlı olarak ilgili tüm taraflarca görüntülenebilen, web tabanlı kullanılabilirliğe sahip olmalıdırlar.

 

4- Elektronik taşıma belgeleri ile ilgili güncel çalışmalar nelerdir?

Hava taşımacılığında e-AWB (Electronic Airway bill) sistemi kullanılmaya başlanmıştır. Bu sistem standartları IATA ve FIATA tarafından belirlenen çok taraflı anlaşma ile her havayolu şirketinin ayrı ayrı anlaşmalar yapmak zorunda kalmadan birbiriyle çalışmalarını sağlayacak bütünleşik bir sistemdir. Hava kargo acenteleri gibi uçak şirketleri de bu çok taraflı anlaşmayı imzalayarak e-AWB sistemine dâhil olması beklenmektedir. Havayolundaki bu gelişme çok taraflı uygulamalarla diğer taşıma modlarına da uygulanabileceğinden, elektronik belgelerin tüm taşıma modlarında kullanılacağına dair işaretler vermektedir. 

 

e-AWB temelde hava taşımacılığının hizmet kalitesini artırmayı amaçlayan IATA’nın e-belge uygulamasıdır. Bu uygulamadan beklenen faydalardan bazıları; kâğıt dokümantasyon kullanımı kademeli olarak ortadan kalkarak maliyetleri düşürmek; hızlı ve doğru bilgi temini ile süreçlerin hızlanması; kâğıt belgelerin arşivlerin saklanmasının yol açtığı arşiv yükünün asgariye indirilmesi; ortalama envanterin azalması; elle tekrardan yapılan bilgi girişlerinin minimuma indirgenecek olması; hataların asgariye düşürülmesidir. Bütün bilgilerin elektronik ortamlarda işlenmesi, takiplerin elektronik ortamda yapılması, işlem sürelerini minimuma indirmesi, maksimum bütünleşme ile çalışması, insan faktörünü minimuma indirmesi, bilgiye ulaşımı hızlandırması, bilgilerin analiz edilmesinin kolaylaşması, kargo akışında maksimum otomasyon sağlanması, elektronik belge uygulamaların temel bazı faydalarıdır.

 

Bu konuda yürütülen diğer bir projede e-Tır projesidir. e-Tır taşımalarında, taşımanın her aşaması tüm taraflarca izlenebilir. Sistemin tüm paydaşları taşımanın aşamalarına ilişkin verileri izleyebilir. Kendi risk analizini gerçekleştirebilir ve her hangi bir sorun halinde anında müdahale ederek, sorumluluğunu minimuma indirebilir. Taşımanın izlenebilmesi imkânı gümrük makamları için de oluşturulmuştur. Bu kapsamda gümrük makamları kendi risk analizlerini daha sağlıklı şekilde gerçekleştirebilir. 

 

5- Elektronik belgelerin dış ticarette kullanımı önündeki engeller nelerdir?

Birçok faydasına karşın dış ticarette kullanılan belgelerin elektronik muadillerinin kullanılması konusunda önemli engeller bulunmaktadır. Bu engellerden bazıları; dış ticaret işlemlerinin hacmi ve karlılığına göre yapılması gereken başlangıç yatırımının çok büyük olması; kâğıt ortamında yürütülen iş süreçleri ile kağıtsız ortamda yürütülen iş süreçleri arasında çok büyük farklılıklar bulunması; dış ticaret işlemlerinin iş süreçlerine çok sayıda ve farklı ülkelerde bulunan kurumun katılması ve karmaşık iş süreçleri bulunması; kağıtsız ticaret için uluslar arası standartların tam olarak belirlenmemiş olması; bankaların yatırım yapmak için müşteri talebinin artmasını beklemeleri; uzun yıllar boyunca kağıt belgelere karşı oluşmuş olan güven ve alışkanlığın ortadan kaldırılmasının zorluğu; entegrasyonun sağlanması açısından kurumlar arasında tek ortak bir sistemin kullanılması zorunluluğu olmasına rağmen ortak sistem kurulması için yatırım yapılacak bir proje için kurumlar arasında uluslararası eşgüdümün sağlanmasının zor olması; dijital sertifikaların sadece belirli ülkelerde hukuksal geçerliliğinin olması. Bunlar yatırım karlılığı için gerekli olan kritik kullanıcı sayısına ulaşılmasını engellemektedir.

 

6- Elektronik belgelerin maliyetler ve işlem süreleri üzerindeki etkileri nelerdir?

Dünyada ticareti yapılan ürünlerin maliyetlerinin önemli bir kısmını kâğıt işinden kaynaklanan maliyetler oluşturmaktadır. Bu maliyetler sadece tekrarlanan veri girişleri, posta ve kurye masrafları, belgelerdeki hatalar ve belgelerin yolda kaybolmasından kaynaklanan maliyetlerdir. Kâğıt belgelerin elektronik eşdeğerlerinin kullanılması ilk aşamada kâğıt işinden kaynaklanan bu maliyetlerin sıfırlanması anlamına gelmektedir. Bundan sonra şirketlerin verimliliğinin artması, çeşitli iş süreçlerinin tamamen ortadan kalkması gibi etkiler meydana gelecektir. Kâğıt belgelerin posta ve kurye ile iletilmesi günler bazen de haftalar almaktadır. Hâlbuki e-Belgeler gidecekleri yere 1-2 saniye içerisinde ulaşabilirler. e-Belgeler ilgili kurumlar arasında gidip gelmek yerine, tüm ilgili kurumlar tarafından eş zamanlı olarak görüntülenebilir. Yanlışlıkların düzeltilmesi için evrakların geri istenmesine gerek kalmadan düzeltmeler internet üzerinden yapılabilir. Evraklar arası uyumsuzlukların tespiti için günler süren inceleme süreleri tamamen ortadan kalkacaktır. Çünkü uyumsuzluklar sistem tarafından hızla kontrol edilebilecektir.  

 

7- Elektronik belgelerin diğer faydaları nelerdir?

İnsan faktörünün etkisinin azalması: Belgeleri farklı yorumlamaktan kaynaklanan anlaşmazlıkların ortadan kalkması, rüşvet, kişilere iltimas geçilmesi gibi iş süreçlerine insan müdahalesinden kaynaklanan sorunların giderilmesi sağlanacaktır. Tüm dünyada ortak standartlar doğrultusunda çalışan bir e-Belge, gerekli şartlar yerine getirildiği takdirde, M2M uygulamaları sayesinde, kendisini onaylayacak makamların sistemine saniyeler içerisinde ulaşıp eğer uygunsa kısa sürede onaylanıp, nihai hedefine ulaşacaktır. 

Arşiv maliyetlerinin ortadan kalkması: Kâğıt belgelerin arşivlenmesi, özellikle bankalar, devlet kurumları gibi büyük organizasyonlar için çok maliyetli bir iştir. Bu belgelerin yangın, nem, çalınmaya karşı tedbir alınmış depolarda uzun süreler saklanması zorunluluğu vardır. Süre sonunda bu belgelerin güvenli bir şekilde imha edilmesi gerekmektedir. Bu çok maliyetli bir iştir sadece gerektiği zaman bazı belgelerin arşivden çıkarılması bile başlı başına bir maliyet ve zaman kaybıdır ki, istenen belgelerin arşivden çıkarılması haftalar sürebilmektedir. Hâlbuki elektronik belgelerin otomatik olarak sistem tarafından zaman sınırlaması olmaksızın, çok az bir maliyetle arşivlenmesi mümkündür. Klasik sistemde bir belgenin arşivden istenmesi bazen haftalar sürerken e-Belgeler saniyeler içerisinde görüntülenebilir ve sadece arşivinde tutulduğu kurumda değil, kurumlar arası entegrasyonun sağlanması halinde tüm kurumlarda geçirdiği iş süreçleri de görüntülenebilir. 

Ekonominin kayıt altına alınması: e-Belgelerin kullanılması, kayıt dışı ekonominin ortadan kalkması için önemli bir adım olacak, vergi kaçırmak, usulsüzlük yapmak zorlaşacaktır. İstatistiki verilerin daha sağlıklı olarak tutulması sağlanacaktır.

Sahteciliğin önlenmesi: Sahte belgeler vasıtasıyla yolsuzluk, sahtecilik ve dolandırıcılık olayları ortadan kalkacaktır. Belgeler üzerinde tahrifat yapılmasının önüne geçilecektir. 

Dil farklılıklarının sorun olmaktan çıkması: e-Belgelerin çok dilli olarak hazırlanıp istenilen dilde görüntülenmesi mümkündür. 

 

8- Belge sayısının azalması ve bütünleşik sistemlere doğru ne tür gelişmeler olması beklemektedir?

Bir dış ticaret işleminin gerçekleşmesi için, her ülkenin mevzuatı farklı olmasına rağmen ortalama 40 değişik belge 28 değişik kurum tarafından tanzim edilmektedir. Tüm dış ticaret belgeleri birleştirilmek suretiyle evrensel tek bir dış ticaret belgesi haline getirilebilir ve bu belge işlemin mahiyetine göre ilgili olduğu tüm kurumlara aynı anda ulaştırılabilir. Elektronik ortamda bir den fazla belge üretilmesi gereksizdir. Çünkü web sayfası şeklinde tasarlanmış ve dünyanın her yerinden tüm ticari taraflarca ulaşılabilen bir belgenin fonksiyonları da istenildiği kadar arttırılabilir. Tek bir dış ticaret belgesi ayrı ayrı düzenlenen tüm belgelerin fonksiyonlarını yerine getirebilir. Tek belge üzerinden bir dış ticaret işleminin başından sonuna kadar internet üzerinden yürütülebilmesi için bu işleme katılan tüm tarafların tek bir sistem üzerinde birleşebilmeleri gerekmektedir. Tek bir elektronik belge kullanmak suretiyle dış ticaret işleminin sonuçlandırılması için tüm tarafların üye olacakları tek bir online platforma ihtiyaç duyulmaktadır. Böyle bir platformun oluşturulabilmesi için uluslararası işbirliğine gerek vardır. 

 

9- e-Belgelerde güvenlik öğeleri nelerdir?

Elektronik belgenin güvenliği taşıdığı elektronik imza ile ilişkilidir. Elektronik imzanın ıslak imzaya göre pek çok üstünlükleri bulunmaktadır. Bu üstünlükler aşağıda belirtilmiştir.

 

• Authenticity: İmzalayan kişinin kimliğinin tespitidir. Islak imza prosedüründe, kimlik tespiti imza sirkülerleri ile yapılmaktadır. Fakat imza sirkülerinin sahte olup olmadığının tespit edilmesi ve geçerlilik süresi hakkında noterden teyit alınması gerekmektedir. Hâlbuki elektronik olarak imzalanmış bir belge direkt olarak onay otoritesi (CA- Certificate Authority) tarafından kimlik tespiti yapılmış şekilde geldiğinden ayrıca böyle bir teyit prosedürüne gerek kalmamaktadır.

• Authorization: Belgeyi imzalayan kişinin yetki durumu da yine onay otoritesi tarafından teyit edilmektedir. 

• Integrity: Kâğıt belgelerde belge bütünlüğünün bozulması kolaydır. Elektronik imzanın integrity özelliğinden dolayı belge bütünlüğünü bozan herhangi bir durum belgenin imzasını onay otoritesi nezdinde geçersiz kılmaktadır.

• Hashing: Ayrıca ıslak imzanın karıştırma özelliği elektronik belgenin güvenliği yanında gizliğini de korumaktadır. 

• Timestamp: e-İmzanın bir diğer üstünlüğü de zaman damgası özelliğidir. Elektronik belge düzenlendiğinde belgenin düzenlenme zamanının onay otoritesi tarafından tespit edilmesi ve onaylanmasıdır. Bu özellik sayesinde kâğıt belgelerde olduğu gibi geriye dönük belge tanzimi mümkün olmamaktadır.

 

10- Gelecekte e-Belgeler konusunda ne tür gelişmeler olması beklenmektedir? 

Dünya çapında ortak standartlara doğru yol alınmaya başlanması artık kâğıt belgelerin sonunun yaklaştığına dair belirtiler olarak değerlendirilmelidir. Tüm iş süreçlerinin internet üzerinden yürütüleceği ve küresel çapta kurumlar arası entegrasyonun sağlanacağı günler yaklaşmaktadır. İnternet devriminin ikinci evresi başlamıştır ve önümüzdeki günlerde ticaret hayatında büyük değişiklikler olacaktır. Bu bağlamda şirketlerin özellikle elektronik belgeleri stratejik seviyede ele alma zorunlulukları vardır. Elektronik belge stratejisi belirlenirken şirketlerin öncelikle iş süreçleri üzerine yoğunlaşmaları gerekmektedir ve iş süreçleri elektronik belgeler ile uyumlu şekilde tasarlanmalıdır. Sistemler farklı formattaki elektronik belgeleri ve elektronik imzaları destekleyecek şekilde tasarlanmalıdır. 

Sonuç olarak şirketlerin elektronik iş stratejilerinin en önemli kısmını elektronik belgelerin oluşturması gerektiği söylenebilir. Şirket içi ve dışı tüm iletişimin elektronik imza kullanılmak suretiyle elektronik belgeler vasıtasıyla yapılması ve çok detaylı bir içerik yönetimi sisteminin teşkil edilmesi gerekmektedir.