1. Lojistiğin en kısa tanımı ne olabilir?

Lojistiği kısaca “Yaşama ve Yaşatma Sanatı” olarak da ifade etmek mümkündür. Enerji girdisi olmayan hiçbir sistem yaşayamaz. Ayrıca açık sistemler aldıkları girdileri işlemek ve çıktı üretmek zorundadır. Sağlıklı ve başarılı bir lojistik olmazsa enerji, hammadde vb. girdiler sistemlere ulaşamaz, sağlıklı bir dönüşüm yaşanamaz, ayrıca sistemin ürün ve atık olarak ürettiği çıktılar sistemden uzaklaştırılıp diğer sistemlerin girdisi olarak dağıtılamaz.

2. Lojistik sektörünün günümüzdeki görünümü nasıldır?

Günümüzde lojistik sistemler veya tedarik zincirlerinin faaliyetleri çok geniş yelpazede görev ve sorumlulukları bünyesinde barındırmaktadır. Fiziki ve teknik uygulamalarla iç içe geçmiş kavramsal faaliyetler ayrıntıyı çoğaltmaktadır. Bu da karmaşıklığı ve çok fazla disiplinden bilgi birikimini ve altyapıyı birlikte kullanmayı zorunlu kılmaktadır. Neredeyse tüm dünya coğrafyasının herkesin kullanımına açık bir pazar haline gelmesi yerküredeki ticari faaliyetlerin artmasına ve hacmin büyümesine etki etmiştir. Tüm dünyayı kapsayan ticari faaliyet sahası lojistik faaliyetlerinde bu ölçekte ve dağınık bir yapıda ele alınmasını zorunlu kılmaktadır. Lojistiğin içerisindeki çok farklı uzmanlık alanları ve faaliyet türleri, maliyetleri düşürme baskısıyla bir birine uyumlu hale gelmiş farklı işletmeler ve bölüm çalışmalarıyla yerine getirilmektedir.

3. Lojistik sistem organizasyonları ne kadar önem taşımaktadır?

“Amaç yapıyı, yapı davranışı etkiler”,  “Omurgası sağlam gemiler fırtınalara dayanır. Omurgası sağlam ve ince gemiler ise hem fırtınalara dayanabilir hem de hızla yol alabilirler.” Lojistik sistem organizasyonlarında iki ana unsur söz konusudur ve bunlar şirketin statik ve dinamik yönlerine işaret ederler. Birincisi şirketin organizasyonu diğeri ise lojistik faaliyetlerin organizasyonudur.  Statik yönüyle işletmenin ana omurgası, dinamik yönüyle ise faaliyetlerin, süreçlerin düzenlenmesi, görev analizlerinin yapılması ve çalışan ilişkilerinin belirlenmesi söz konusudur. Dinamik ve statik unsurların uyumu ve bütünlüğü ise başarıyı getirmektedir.  

4. Lojistik sektöründe klasik organizasyon yöntemleri ne kadar etkili olabilir?

Klasik organizasyon yapıları; fonksiyonlara (işlevlere) göre, mal ve hizmet temeline göre,  bölge temeline göre, müşteri temeline göre, zaman ve sayı temeline göre oluşabilmektedir. Bu yaklaşımların her birinin avantaj ve dezavantajlarından bahsedilebilir. Şirketler yönetim, amaç, görev şartlarını yerine getirme, etkinlik, rekabet avantajı sağlama, esneklik anlamında kendilerince en uygun yaklaşımı tercih etmeliler. Özellikle orta ve büyük ölçekli lojistik şirketlerinde organizasyon oluştururken genel uygulama karma organizasyon yapıları tercih edilmektedir. Yani birden fazla organizasyon yöntemi birlikte kullanılmaktadır.

5. Temel organizasyon ilkeleri lojistik şirketleri için ne kadar geçerlidir?

Organizasyon (örgütleme) gerçekleştirilirken bazı genel kabul görmüş ilkeleri göz önüne almak, bu ilkeleri kontrol aracı gibi görüp her bir ilkeyi uygun şekilde değerlendirip düzenlemeleri yapmak esastır. Evrensel nitelikte ele alınabilecek bu ilkeler her sektör için geçerlidir. Sektörlerin özelliklerine göre bu ilkelerin kullanılma biçimleri değişecektir. Bu ilkeler (Koçel 1998)(Şimşek 2008):

Amaç: Her işletme kendi amaçları ve koşulları doğrultusunda farklı bir yapıda dizayn edilmelidir.

İş Bölümü ve Uzmanlık Derecesi: Şirketteki aşırı uzmanlaşma daha çok sayıda alt birimin ve departmanın oluşmasını sağlayacaktır.

Formelleşme Derecesi: Formelleşme derecesi işlerin yapılması sırasında belirlenmiş olan ilke ve yöntemlerin uygulanma derecesini ve bu ilke ve yöntemlerin ayrıntısını ifade eder.

Denetim Alanı ve Kademe Sayısı: Örgütte bir üste bağlı olması gereken bir üstün bizzat nezaret edebileceği ast sayısı ile ilgili bir unsurdur. Lojistik işletmelerinde dikey çok kademeli yapılar esnekliği ve hızlı karar vermeyi güçleştirici etkisi nedeniyle çok tercih edilmemelidir.

Merkezileşme Derecesi: Karar süreçlerinde aşırı merkeziyetçi davranmak lojistik sektörünün hızlı işleyişine uyum sorunu doğurmaktadır.

Karmaşıklık Derecesi: Lojistiğin birden fazla alanında geniş coğrafyalarda faaliyetlerini yürüten işletmeler her zaman bu karmaşıklık problemleri ile karşılaşmaktadır.

Emir- Komuta Birliği ve Danışman (Kurmay) Organların Oluşturulması: Kurmay (danışman- yardımcı) organı olarak görev yapacak birimlerin yetki ve sorumlulukları ile diğer departmanlar arasındaki ilişkilerin belirlenmesi önemli unsurdur. Eğer bu konunun üzerinde durulmazsa ileride organizasyon da sorunlar çıkma olasılığı büyüktür.

Haberleşme Kanalı ve Şekli: Yatay, dikey, çapraz vb. her türlü haberleşme kanalı lojistik sistemde kullanılmalıdır.

Yukarıda belirtilen temel ilkeler organizasyon oluşumunda işletmelerin amaçlarına, faaliyet alanlarına, beklentilerine göre şekillenmekte ve organizasyon yapısını oluşturmaktadır.

6. Lojistik temel başarı kriterleri nelerdir?

Yaşamsal öneme sahip lojistik sistemlerin başarı kriterleri aşağıdaki gibi ifade edilebilir.

•    Sistem düşüncesi: Küresel yapı içerisinde farklı alt sistemlerin birleşiminden oluşan lojistiğin yönetimi için küresel bütünlüğü diğer çevresel değişkenlerle birlikte ele alabilecek ve lojistik sistem içerisinde yer alan alt sistemlerin karşılıklı etkileşimini değerlendirebilecek, ortaya çıkabilecek dinamikleri algılayacak bir bakıştır.

•    İyi planlama: Karmaşık yapıların sağlıklı işlemesi, kaynakların doğru dağıtılması, alternatiflerin değerlendirilmesi, doğru ve etkili bir planlama sürecini zorunlu kılmaktadır.

•    İyi organizasyon: Sağlam ve dinamik bir omurga ve esnek iş düzenlemeleri zorunludur.

•    Kaliteli çalışanlar: Dağınık, karmaşıklık ve değişkenlik özellikleri taşıyan, hem teknik ve fiziksel hem de kavramsal becerileri gerekli kılan lojistik sistemler ancak kaliteli, çabuk pes etmeyen mücadeleci çalışanlarca başarı kazanabilir.

•    Gerçek ve Tam Zamanlı Kontrol: Kesintisiz iletişim, aralıksız planlama, icra, takip, koordinasyon, kontrol, gerektiren lojistik sistemler kesintisiz 7/24 saat bilgi akışına ve izlenmeye ihtiyaç göstermektedir.

•    Hızlı ve Etkin Karar Verme: Sürekli hareket içerisinde olan lojistik çevresinde hızlı ve doğru karar vermek, rekabet edebilmek, etkin ve verimli çalışabilmek için kaçınılmazdır.

7. Lojistik işletmelerde organizasyon yapısının etkinliği nasıl ölçülebilir?

Elde edilen finansal sonuçlar, iş ve işlem hacimleri vb. genel anlamda şirketin bütünündeki başarı ya da başarısızlığı ölçmek için kriter olmaktadır. Ancak bu değerlendirmeler sistemin alt unsurlarının değerlendirilmesinde yanılgıya sebep olabilir. Ayrıca başarı ya da başarısızlık yalnızca şirketin iç dinamiklerinden kaynaklanmaz. Çevredeki değişimler, büyük fırsatlar, krizler her türlü işletmeyi ciddi boyutta etkileyebilir. İş süreçlerinin sağlıklı işlemesi ve sorunsuz bir iş akışı, hızlı ve etkili bilgi paylaşımı, problemlere ya da taleplere hızlı cevap, bölümler arasında iş yoğunluğunda ki dengeli görünüm, bölümler arasındaki iyi koordinasyon, çalışanlar arasında iyi ilişkiler, belirlenmiş standartlara yüksek uyum derecesi, üretilen mal ve hizmetteki yüksek kalite, maliyetlerdeki düşüşler, çalışanların ve müşterilerin memnuniyetinde yüksek oranlar gibi göstergeler organizasyonun başarısını ölçme konusunda daha doğru sonuçlar üretebilir. Bu konularda gözlenen eksiklikler ise organizasyonun tekrar gözden geçirilmesini gerektirmektedir.

8. Klasik organizasyon yöntemleri dışında lojistik şirketlerin kullanabileceği ne gibi organizasyon yapıları vardır?

Proje organizasyonu: Proje organizasyonunun en önemli özelliği proje türü işlerin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynaklar ve birimlerin bir proje yöneticisinin emir komutasına verilmiş olmasıdır. Örneğin bir fuar organizasyonu ile ilgili lojistiğin sağlanması.

Matris organizasyonlar: Matris organizasyonlar proje temelli ve iş grupları odaklı çalışan şirketler için genellikle tercih edilen yapılardır. Matris organizasyonunda iki ayrı kumanda sistemine yol açan, hem projeye hem de fonksiyonel göreve ağırlık veren bir örgütlenme söz konusudur. Projeler içerisinde görev alan uzman çalışanlar proje ile ilgili görevleri bittiğinde ilgili işlevsel bölümlerinde çalışmaya devam etmektedir. Matris yapılar; özellikle, esneklik, değişim hızı, isteklere hızlı cevap özelliği gerektiren lojistik firmalarında tercih edilebilir. Ancak bu yapıların doğasından kaynaklanan bir takım sorunlarda yaşanmaktadır. Bunların başında, iletişim problemleri, düzensizliğe sürüklenme eğilimleri, çalışanların performans değerlendirmeleri zorluğu, çatışmalara uygun ortam olması, iyi bir liderlik yaklaşımı gerektirmesi, problem çözümlerinde ikna yönteminin ön planda olması, çalışanların özlük haklarının takibinde zorluk doğurması, çalışanlar tarafından geçici bir yapı olarak değerlendirilerek sinerji yaratacak duygu birliği ve uyum konularında zorluklar olması (Koçel, 2007) gibi zorluklardan bahsedebiliriz. Zorluklarla mücadele için organizasyon bünyesinde çok yönlü ve kesintisiz iletişim yapısının kurgulanması olumlu etki yapacaktır. Bir diğer yol ise örgütsel kültür olarak matris yapıları benimseyen bir altyapının oluşturulması olabilir.

Şebeke Organizasyonu:  Şebeke organizasyon mal ve hizmetlerin üretilmesinde kaynakların, iş ve faaliyetlerin tek bir işletme bünyesinde toplanması yerine, farklı işletmelere dağıtılmış olmasıdır. Görevler farklı işletmelere dağıtılmış durumdadır. Bu farklı işletmeler daha büyük bir işletmenin içerisindeki küçük işletmeler şeklinde yer alabilir. Emir komuta ilişkisi anlamında bir hiyerarşiden daha ziyade yatay ilişkiler ön plana çıkmaktadır (Şimşek 2008), (Koçel, 2007).

Üç tür şebeke organizasyonla karşılaşabiliriz.

Dahili Şebeke Organizasyon: Bu organizasyon yapısı içerisinde temel faaliyetler farklı işletmelerin konusu olmakla beraber kaynakların tümü yine aynı bünyede kalmaktadır. İşletmenin üst yönetimi, farklı işletmelerin faaliyetlerinde koordinatör rol oynamakta, alt işletmeler için finansal performans hedefleri belirlemekte alt işletmeler ise piyasa şartlarında kaldıkları sürece bir birlerinin müşterisi, tedarikçisi olmaktadır ( Koçel, 2007). Örneğin Büyük bir lojistik firması kendi organizasyonu içerisinde, birbirinden ayrı, kara taşımacılığı şirketi, deniz taşımacılığı şirketi, demiryolu yük taşıma şirketi ve gümrük müşavirliği şirketleri oluşturabilir. 

Dengeli Şebeke Organizasyonu: Dahili şebeke organizasyon yapılarından temel farkı işletmelerin sahipliklerinin tamamen bir birinden bağımsız işletmelerde olmasıdır (Şimşek, 2008). Lojistik sektörün küresel ekonomi içerisinde evrimiyle ulaşılan son nokta olan “Tedarik Zinciri Yönetimi” yaklaşımı ve oluşturulan tedarik zincirleri genellikle bu dengeli şebeke organizasyonu formunda olmaktadır.  Ana koordinatör işletmenin çevresinde, değişik girdileri temin eden tedarikçi işletmeler ve genelde ana işletmece üretilen mal ve hizmetleri son kullanıcılara ulaştıran dağıtım, pazarlama, bakım servis işletmelerinden oluşmaktadır.

Dinamik Şebeke Organizasyonu: Bu organizasyon yapısında liderlik yapan bir işletme yoktur. Şebeke içerisinde bulunan işletmeler brokerlik yapan bir işletmenin koordinasyonuyla bir araya gelmektedir. Piyasa koşulları içerisinde birleşen işletmeler daha kısa süreli iş süreçlerinde bir araya gelip iş sonunda farklı yapılar içerisine dönebilmektedir (Koçel,2007). Örneğin freight-forverder   (aracı- komisyoncu) bir işletme lojistikle ilgili üstlendiği bir hizmeti gerçekleştirmek için, depo antrepo işletmecileri, kara taşıma işletmeleri, deniz taşıma işletmeleri, havayolu kargo işletmeleri, farklı bölgelerdeki aracı ve komisyoncu işletmeleri bir ağda buluşturarak üstlendiği lojistik operasyonu (hizmeti) yerine getirmektedir.

9. Şebeke organizasyonlar, klasik organizasyon yapılarının sonunu mu getirmektedir?

Kullanılan şebeke organizasyon hangi türde olursa olsun, klasik organizasyon yapıları, matris ve proje organizasyon yapılarını ve onlara olan ihtiyacı ortadan kaldırmaz. Şebeke organizasyonlar küresel ekonomik sistem içerisinde ortaya çıkan, tüm dünya genelinde iş yapma gereklerinden doğan ortak girişimler, işbirlikleri, tedarik zincirleri, dış kaynak kullanımı gibi yapıların başarıyla yürütülmesi için düşünülmüş çözümlerdir. İletişim ve bilgisayar teknolojileri ile internet ağlarının yaygınlığı, geliştirilmiş kurumsal yönetim yazılımları (ERP-Kurumsal Kaynak Planlama, CRM- Müşteri İlişkileri Yönetimi vb.) ve işlevselliği bu yapıların yürütülmesini kolaylaştırmaktadır.

10. Lojistik şirketlerde organizasyon geliştirmede izlenecek yol nedir?

Öncelikle faaliyet sahaları ve amaçların belirlenmesi gerekmektedir. Amaca uygun omurga için gereklidir. İkinci adım ise alt faaliyetlerin belirlenip gruplanması ve faaliyet yürütülecek bölgenin sınırlarının belirlenmesidir. Bu faaliyet alt uzmanlık bölümlerinin ve bölge temelli yerleşimin belirlenmesi için gerekmektedir. Şirket büyüklüğünün ve iş hacminin netleştirilmesi üçüncü adımdır. Bölüm ve birimlerin büyüklüğü, sayısı iş hacmi ve kapasiteyle bağlantılı olacaktır. Arzu edilen kontrol düzeyinin kararlaştırılması adımı ise kurgulanacak yönetici kadrolarının ve kademelerin sayısını etkileyecektir. İş süreçlerinin ve öncüllük ardıllık ilişkileri ile bağımlılık derecelerinin belirlenmesi şirket yönetiminde kullanılacak teknolojinin türü ve seviyesi yine organizasyon yapısının şekline etki edecektir. Ayrıca sektörün temel gereksinimleri olan; hızlı karar, hızlı tepki, düşük maliyetler ve yüksek kalite beklentisi, kesintisiz iletişim, kesintisiz kontrol ve izleme, esneklik gibi kavramları karşılayabilecek yapıların oluşturulması sağlanmalıdır. Her geçen gün, sanayinin zorladığı mekanik yapılardan organizmaların örnek alındığı, bilgisayar ve yazılım destekli organik ve sanal organizasyon yapılarına doğru bir evrimle söz konusudur. Bu yapılar içerisinde hiyerarşi kaybolmakta, yatay düzlemde, engelsiz, sınırsız iletişim,  doğal süreçler haline dönüşen koordinasyonlar, simülasyonla desteklenen sanal karar süreçleri devreye girmektedir.

Kaynakça:

Koçel Tamer,(1998) İşletme Yöneticiliği, Beta Ya., 6. Ba., İstanbul.

Koçel Tamer,(2007) İşletme Yöneticiliği, ArıkanYa., 11.Ba., İstanbul.

Şimşek M. Şerif, (2008), Yönetim ve Organizasyon, 10.Ba., Konya.

Tanyaş Mehmet, Hazır Köksal, Lojistik Temel Kavramlar, Çağ Üni. Ya. 1.Ba. 2011.

Tavukçuoğlu Cengiz, Basım H. Nejat, “Sanallaşamayan İşletmeler: Keçi Yoluna Asfalt Dökmek” VII Anadolu İşletmecilik Kongresi,  Çorum.

Yrd. Doç. Dr. Köksal HAZIR

Çağ Üniversitesi Uluslararası Lojistik Bölümü Öğretim Üyesi  

khazir@cag.edu.tr